Sistematika surat resmi atau dinas

Menulis surat dinas dengan sistematika yang tepat

            Kemampuan menulis surat dinas sangat penting bagi kehidupanmu, baik di lingkungan sekolah maupun di masyarakat. Apalagi bagi pengurus organisasi, kemahirannya tersebut mutlak diperlukan. Surat dinas bisa kamu gunakan saat menulis surat kepada guru atau wali kelas karena berhalangan masuk sekolah, surat permohonan menjadi anggota sebuah perkumpulan, misalnya perkumpulan seni, olahraga, dan pecinta alam, surat undangan atau pemberitahuan kegiatan OSIS, kepramukaan, dan PMR.

            Kemampuan menulis surat dinas khususnya berkenaan dengan kegiatan sekolah sangat diperlukan ketika kamu dalam kepengurusan sebuah organisasi. Sekolah mempelajari, kamu diharapkan mampu menulis siurat dinas dengan baik dengan memperhatikan struktur penulisan dan penggunaan bahasa baku.

            Surat dinas atau surat resmi aalah surat yang digunakan dalam urusan kedinasan atau situasi resmi. Oleh karena itu, penulisannya harus sesuai dengan kaidah penulisan surat resmi. Kata-kata yang digunakan pun harus baku.

Sistematika surat resmi sebagai berikut :

1.      Kepala surat, disusun dan dicetak dalam bentuk menarik dan terdiri atas nama kantor, organisasi atau instansi, alamat, dan nomor telepon (jika ada).

2.      Tanggal surat, tidak perlu didahului nama kota karena sudah tercantum pada kepala surat.

3.      Nomor surat, hendaknya diberi nomor dan kode agar setiap saat dapat diketahui berapa banyak surat yang keluar.

4.      Lampiran merupakan bagian yang terpisah dari surat. Misalnya: salinan atau fotokopi kuitansi, dan brosur.

5.      Hal dan perihal, berupa hal yang dibicarakan dalam surat.

6.      Alamat surat, orang atau instansi yang dikirimi surat.

7.      Salam pembuka merupakan tanda hormat penulis sebelum memulai pembicaraan.

8.      Isi surat, terdiri atas alinea pembuka, isi surat yang sesungguhnya, dan alinea penutup.

9.      Salam penutup dan tanda tangan, menunjukkan rasa hormat dan keakraban pengirim terhadap penerima surat. Surat dianggap sah jika ditandatangani oleh pihak yang berwenang dan distempel.

10.  Tembusan, apabila dibutuhkan dalam surat undangan.

11.  Inisial atau berupa kode adalah singkatan nama penyusun konsep dan pengetik surat.

            Surat dinas merupakan bagian dari surat resmi yang berkaitan dengan kedinasan. Oleh karena itu, penulisan surat dinas harus memperhatikan pola penulisan surat resmi, yaitu format lama setengah lurus, format baru setengah lurus dan format baru lurus.

            Selain penggunaan bahasa baku dan beberapa hal di atas, yang harus kamu perhatikan dalam pembuatan surat dinas, yaitu kejelasan isi atau maksud  dan keterangan lainnya. Dalam hal ini, maksud dari surat yang kamu buat dapat berisi atau berupa undangan, panggilan, jawaban, penawaran kerja sama, atau hal lainnya. Berkaitan dengan keterangan atau hal-hal yang menyangkut penjelasan dari isi ditulis secara lengkap. Sebagai contoh dalam surat undangan tercantum hari, tanggal, tempat, dan waktu yang jelas, dalam surat pengetahuan tentang perincian kegiatan harus dilampirkan rincian kegiatan dan dana yang telah digunakan.

            Surat dinas merupakan sarana komuninikasi tertulis untuk menyampaikan informasi dari seseorang, organisasi, instansi, maupun swasta kepada pihak lain. Adapun fungsi surat dinas adalah sebagai sarana untuk menyampaikan permohonan, pemberitahuan, pemikiran; alat bukti tertulis dan alat pengingat; bukti sejarah, contohnya surat-surat bersejarah; pedoman kerja, misalnya surat keputusan.

            Dalam bekomunikasi lewat surat diperlukan keterampilan menulis surat. Kemampuan menulis surat sangat berbeda dengan keterampilan berbicara sebab dalam menulis surat harus memperhatikan aspek-aspek tertentu dan kaidah-kaidah penulisan surat yang berlaku.

Berdasarkan pengirimnya, surat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi atau surat dinas dan surat pribadi.

Latihan!

Buatlah surat pribadi yang akan kamu kirimkan kepada sahabat sejatimu!

Selamat belajar!